Zarządzanie zmianą

W biznesie pojęcie „zarządzania” jest jedynym, które używane jest częściej od słowa „pieniądz”, a nie dzieje się to bez znaczenia. Zarządza się wszystkim: personelem, produkcją, zasobami, procesami i celami. Zarządza się też zmianą. Jak, po co i dlaczego?

Zmiana – dlaczego trzeba nią zarządzać?

Poniekąd konieczność zarządzania zmianą jest wpisana już w jej zdroworozsądkową definicję. Zmieniają się warunki działalności i to nie zawsze jest pod kontrolą przedsiębiorcy, ale zmiany zachodzą także wewnątrz organizacji. One będą zachodziły zawsze, choćby w odpowiedzi na uwarunkowania zewnętrzne, natomiast mogą pojawiać się dwojako: chaotycznie lub w sposób planowy, co daje możliwość utrzymania przynajmniej ograniczonej kontroli nad tempem i kierunkiem zmian, dzięki czemu zachowana zostaje spójność organizacji. Zmiany chaotyczne, losowe, a więc z natury rzeczy nieprzewidywalne oczywiście mogą być pozytywne – na tym polega losowość. Mogą jednak być również negatywne, a zarządzanie zmianą ma na celu właśnie ograniczenie negatywnych skutków wprowadzanych modyfikacji procesów, zadań czy celów.

Po co zarządzać zmianą?

Zarządzanie zmianą ma jasno określony cel. Ma przede wszystkim pozwalać na utrzymanie spójności organizacji. Za tym dość mglistym pojęciem kryje się spójność procesów, spójność kultury, spójność planów i celów. Zmiana nie jest ewidentnie dobra, ale też nie musi być całkowicie zła. To od tego, w jaki sposób się nią zarządza, zależy efekt. Zależnie od kierunku zmian i tego, jak mają się one do wizji przedsiębiorcy, zmianą zarządza się po to, aby przyniosła ona jak najlepsze efekty, aby nie zmieniła status quo albo po to, aby wraz ze zmianą nie pojawiały się problemy kadrowe, finansowe, organizacyjne, logistyczne itd.

Jak zarządzać zmianą?

Zarządzanie zmianą jest procesem, co oznacza, że ma cel, określony sposób realizacji, środki, a także wyznaczone są osoby odpowiedzialne za poszczególne stadia tego procesu. Jednak nie jest możliwe stworzenie procesu uniwersalnego, tak samo jak nie można przewidzieć wszystkich zmian, z jakimi może zetknąć się przedsiębiorca. Konieczne jest zatem stworzenie czegoś w rodzaju ramowej procedury zarządzania zmianą, która będzie na tyle elastyczna, aby w warunkach realnego zarządzania można było wdrożyć właściwy proces dostosowany do sytuacji, a jednocześnie na tyle sztywna, aby nie utracić w drodze kontroli zmiany wartości naczelnych dla organizacji.

Zarządzanie zmianą jest słusznie uznawane za jedno z najtrudniejszych zagadnień w prowadzeniu firmy, a to dlatego, że w istocie oznacza ono konieczność nie tylko nabycia kompetencji w zakresie wyznaczania celów i sposobów ich realizacji, ale w praktyce często sprowadza się do przejęcia przez organizację kontroli nad procesami, które nie zostały zainicjowane wewnątrz, a często nawet nie biegną w kierunku pożądanym przez przedsiębiorcę, niemniej lekceważenie znaczenia zmian i zarządzania nimi prowadzi do zbytniej losowości w działaniu i utraty kontroli nie tylko nad pobocznymi, ale często również nad głównymi celami i wartościami, jakie wyznaczały kierunki pracy firmy.