4 sposoby, aby bardziej efektywnie pracować

  • Planuj pracęTematami zaległymi zajmij się w pierwszej kolejności.  
  • Proś o wsparcie i deleguj. Zastanów się, które z zadań można zlecić do realizacji innym.  
  • Modyfikuj proces. Przemyśl, jak usprawnić realizację zadań. 
  • Nie wahaj się odmówić, kiedy jesteś nadmiernie obciążany zadaniami.  

Dzięki tym metodom Ty sam i Twoi pracownicy możecie zaoszczędzić nawet 8 godzin w tygodniu.

Dlaczego Twoi pracownicy tracą nawet 8 godzin tygodniowo? 

Nadmierne obciążenie pracą, rozproszenie, zbyt wiele zadań – te czynniki niewątpliwie szkodzą produktywności Twoich pracowników. Efektywność możesz zwiększyć nie tylko poprzez wprowadzanie nowych (często kosztownych) narzędzi, ale także dzięki eliminacji kilku powszechnych, błędnych przekonań i niedobrych przyzwyczajeń zespołu. 

Wyobraź sobie małżeństwo z 10-letnim stażem. Któregoś dnia ich syn pyta, dlaczego w domu płatki kukurydziane trzyma się w lodówce. Po krótkiej wymianie zdań okazuje się, że powód jest zaskakująco prosty: w pierwszych dnia po wspólnym zamieszkaniu, któreś z małżonków przez pomyłkę wstawiło opakowanie do lodówki. Potem oboje uznali to za nawyk drugiej osoby i dostosowali się do jej przyzwyczajeń. 

„Muszę  zrobić wszystko”

W firmie może być podobnie. Mogło się zdarzyć, że po pierwszym spotkaniu z klientem wysłałeś mu obszerne podsumowanie, które nie jest mu tak naprawdę do niczego potrzebne. Szczegółowe raportowanie weszło pracownikom w nawyk, mimo że nie wynikają z tego żadne korzyści.  

Musisz przyznać, że w agendach Twoich i zespołu pełno jest takich czynności. A wystarczyłoby sprawdzić z kontrahentami, jakiego modelu współpracy oczekują. I czas przeznaczany na szczegółowe raporty wykorzystać lepiej na te elementy, na których naprawdę zależy klientom.  

Odrębną kwestię stanowią sytuacje, kiedy podział pracy w zespole okazuje się krzywdzący dla któregoś z pracowników. Jedna osoba zostaje ponadprzeciętnie obciążona pracą, bo pozostali przyzwyczaili się, że chętnie przyjmuje dodatkowe zobowiązania. Zadbaj, by Twoi pracownicy potrafili priorytetyzować zadania i pomagali innym w miarę swoich możliwości, a nie kosztem własnych projektów. 

 

„Planowanie to strata czasu”

Wpisanie zadań do kalendarza, zaplanowanie kolejnych działań – to wszystko zajmuje czas Twoich pracowników. Te czynności są jednak bardzo potrzebne, gdyż pozwalają pracować bardziej efektywnie przez resztę dnia. Planowanie pomaga także właściwie ustalić priorytety.

Dwight Eisenhower powiedział kiedyś:

„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Można to sobie lepiej uświadomić, rysując macierz, w której zestawimy zadania, dzieląc je na pilne i niepilne, ważne i nieważne. 

Ćwiartka I to rzeczy, których nie można zaniedbać (pilne, ważne). To praca, w której wykorzystujemy swoje doświadczenie i reagowanie na codzienne wyzwania. Ale jednocześnie warto wyrobić sobie nawyk umieszczania w tej części matrycy i realizowania w pierwszej kolejności wszelkich zadań, które są przeterminowane albo zostały nam do realizacji z dnia poprzedniego. W ten sposób nie tworzymy złogów zadań odkładanych na wieczne później, których zaniedbanie może się źle skończyć.   

Jednak dla efektywnego zarządzania sobą w czasie najważniejsza jest ćwiartka II (niepilne, ważne), czyli ćwiartka „wysokiej jakości”. Właśnie tutaj układamy dalekosiężne plany. To na zadaniach w niej wymienionych powinniśmy się skupić.

Ćwiartka III (pilne, nieważne) wydaje się podobna do Ćwiartki I. Spędzamy w niej mnóstwo godzin, realizując cudze priorytety i zaspokajając cudze oczekiwania, i cały czas myślimy, że jesteśmy w Ćwiartce I.

Z kolei ćwiartka IV obejmuje sprawy niepilne i nieważne. Zadania, które do niej należą nie powinny w ogóle się w niej znaleźć. Z perspektywy naszej efektywności najlepiej doprowadzić do ich wyeliminowania (np. podejmując z klientem próbę negocjacji czy dane zadanie jest dla niego ważne, czy można go zaniechać).  

 

„Sam zrobię to najlepiej”

Delegowanie zadań to wyzwanie, z którym mierzą się nie tylko dyrektorzy, ale także pracownicy niższych szczebli.  Julian Birkinshaw i Jordan Cohen w 2013 r. na łamach Harvard Business Review podzielili się wynikami jednego ze swoich badań dotyczących produktywności. W wyniku przeprowadzonego eksperymentu okazało się, że 41 proc. czasu pracowników przeznaczane jest na tzw. działania uznaniowe, które ich wcale nie cieszą i równie dobre mogłyby być wykonywane przez kogoś innego.  

Badacze zadali sobie wówczas pytanie:  „Dlaczego zatem pracownicy ci upierają się przy tym, żeby samodzielnie te zadania wykonywać, marnując cenne minuty, albo nawet godziny swojego czasu?”. Wniosek, który wyciągnęli z eksperymentu, okazał się równie ciekawy, co przerażający: gdy jesteśmy zajęci, wydaje nam się, że jesteśmy ważni. 

Z tym przekonaniem trzeba walczyć. Nikt nie jest w stanie wykonywać wszystkich czynności samodzielnie. Nie chodzi tu jedynie o delegację zadań podwładnym, ale także o racjonalne dzielenie się działaniami w zespole. Otwarta rozmowa może znacząco usprawnić pracę i zapewnić lepszy przydział zadań – czyli taki, który zagwarantuje większą efektywność i satysfakcję z wykonywanej pracy. 

„Nie mam czasu wprowadzać zmian”

W natłoku codziennych zadań często brakuje czasu na zaplanowanie i wdrożenie nowych rozwiązań – a przynajmniej tak się często usprawiedliwiamy. Warto jednak odsunąć czasem inne obowiązki na bok i przemyśleć, jak usprawnić procesy zachodzące w firmie. Takie działanie jest potrzebne zarówno z przypadku menadżera, jak i podwykonawcy zadań – różny jest tylko zakres możliwych zmian. 

Wiele żmudnych, pracochłonnych zadań można zautomatyzować w stosunkowo łatwy sposób. Z pomocą przychodzą powszechnie dostępne narzędzia. Zachęć pracowników, by zainteresowali się przydatnymi funkcjami arkusza kalkulacyjnego, zachęć do tworzenia gotowych szablonów dokumentów i udostępniania ich pozostałym członkom zespołu. Te działania wymagają początkowo pewnej inwestycji czasu, ale zainwestowane zasoby z pewnością zwrócą się w długim okresie. 

Odrzucaj niepotrzebne zadania, deleguj obowiązki i modyfikuj proces – tak można streścić przekonania, które powinieneś wpoić swoim pracownikom. Kiedy zaczną kierować się nimi w codziennej pracy, będą mogli zwiększyć swoją efektywność, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na realizację ważnych, choć nie zawsze pilnych, zadań. 

Autor: Jarosław Pudełek, specjalista zarządzania doświadczeniem pracownika, CzteryP