Efektywność – jak sprawić, by rezultaty były warte wysiłku?

Każdy chciałby ją osiągnąć, ale niewielu potrafi tego dokonać. Poszukiwacze efektywności często dają sobie wmówić, że jakość działania można poprawić w łatwy i przyjemny sposób. Tymczasem metody gwarantujące sukces wymagają zaangażowania z Twojej strony.

Kiedy pracujesz nad poprawą efektywności, możesz działać intuicyjnie, opierając się na własnej interpretacji dotychczasowych doświadczeń. Znacznie skuteczniejsze jest jednak postępowanie według sprawdzonego schematu – takiego jak Model budowania efektywności 4P™. Koncentruje się on na czterech obszarach: celach, zadaniach, priorytetach i doskonaleniu.

Model 4P

Cele: quo vadis, menedżerze?

Twój dzień pracy zawiera wiele stałych elementów. Odczytujesz i wysyłasz maile, prowadzisz rozmowy telefoniczne, uczestniczysz w spotkaniach i wykonujesz szereg innych czynności, które są charakterystyczne dla Twojej branży. Po zakończonym dniu pewnie nie raz uświadomiłeś sobie, że nie zrealizowałeś żadnego z kluczowych zadań, które miałeś w planach. A przecież byłeś zajęty cały dzień! Geneza tego problemu to brak ustalonych celów.

Jeśli chcesz pracować efektywnie, musisz wiedzieć, do czego dążysz.

Czy za sukces uznasz zdobycie nowego klienta czy ograniczenie zbyt wysokich kosztów utrzymania biura? A może będzie to dla Ciebie pozyskanie pracowników ze specjalistycznym wykształceniem? Zależnie od odpowiedzi na to pytanie, musisz podjąć nieco inne kroki. Choć Twoje codzienne obowiązki pozostaną w większości takie same, powinieneś wygospodarować także czas na wdrażanie najważniejszych zmian.

Znaczenie ma też to, w jaki sposób ustalisz cele. Podczas naszych symulacji biznesowych polecamy uczestnikom metodę EnISMARTER, która pomaga w wyznaczeniu kierunku działania. Opisuję ją w artykule „5 największych problemów z planowaniem, których doświadczają Twoi pracownicy”. Jedna z trudności, które tam przedstawiam, to właśnie brak pracy z celami.

Zadania: od ogółu do szczegółu

Drugim elementem Modelu budowania efektywności 4P™ są zadania. Załóżmy, że w poprzednim etapie za swój cel uznałeś znalezienie agencji eventowej, która przejmie od Twoich pracowników obowiązki związane z organizacją imprez firmowych. Aby to osiągnąć, musisz:
1. zidentyfikować firmy, które prowadzą tego typu działalność;
2. uzyskać od nich ofertę z wyceną działań;
3. dokonać wyboru agencji.

Wydawałoby się, że lista zadań jest już gotowa – jednak to błędne przekonanie. Brakuje na niej przede wszystkim dwóch elementów: wykonawcy czynności i ram czasowych. Jeśli to możliwe, zleć zadania 1 i 2 jednemu z pracowników – delegowanie mniej istotnych zadań to bardzo cenna umiejętność. Pamiętaj też, by jasno określić harmonogram działań („Do środy wysyłamy zapytania, a za tydzień powinniśmy mieć gotowe oferty. Podpisanie umowy – najpóźniej za dwa tygodnie”). Przedstawiony powyżej plan wymaga też uszczegółowienia. Być może konieczne będzie na przykład spotkanie z przedstawicielem agencji.

Priorytety: hierarchia ważności

W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć niż to przedstawione w naszym przykładzie, trzeba także pomyśleć o priorytetyzacji zadań. Często nadajemy tę samą ważność wszystkim zaplanowanym działaniom. W efekcie skupiamy się często na tych, które wydają się najłatwiejsze albo ich wykonanie sprawia nam przyjemność. Jak wynika z moich rozmów z przedsiębiorcami, zadania, które są kluczowe dla rozwoju firmy, często zostają odsunięte na dalszy plan.

Jeśli efektywne planowanie zadań, wciąż sprawia Ci trudności, skorzystaj z macierzy Eisenhowera. Pozwala ona podzielić zaplanowane działania w oparciu o ocenę, czy są one pilne i ważne. Jeśli musisz odpowiedzieć na niespodziewanie otrzymane pismo z urzędu skarbowego, jest to z pewnością pilne zadanie – w przeciwnym razie możesz narazić się na karne opłaty. Z perspektywy całokształtu Twojej działalności nie można jednak powiedzieć, by było to działanie strategiczne. Na naprawdę istotne zadania często nie starcza już czasu. Rozwiązanie tego problemu przedstawiam w artykule „Jak zaoszczędzić czas”.

Doskonalenie: nie ma lekko

Ostatni element modelu 4P™ to doskonalenie. Choć trudno o tym mówić w przypadku jednorazowych sytuacji (takich jak nasz przykład z poszukiwaniem agencji eventowej), niektóre zmiany w firmie nie zostaną bez tego w pełni wprowadzone.

Jeśli za swój cel uznasz otwartą komunikację w firmie, musisz zadbać, by pamiętali o tym nie tylko obecni pracownicy, ale także ci zatrudnieni po wprowadzeniu zmiany. Wymaga to zaangażowania zarówno z Twojej strony, jak i ze strony zespołu. Obserwuj sytuację na bieżąco, a okresowo przeprowadzaj ewaluację.

Możemy mieć świetny plan i wyznaczone zadania, które mają nas doprowadzić do upragnionego celu, jednak to nie wszystko. Bez ciągłej weryfikacji i doskonalenia możemy nie osiągnąć sukcesu. Dlatego zawsze radzę przedsiębiorcom, aby na każdym etapie dążenia do celu ciągle trzymać rękę na pulsie.

Masz pytania? Napisz: j.pudelek@czteryp.pl

Photo by Charles Forerunner on Unsplash