5 największych problemów z planowaniem, których doświadczają Twoi pracownicy.

Pierwsze dni stycznia to dobry moment na zaplanowanie swoich działań – nie tylko w życiu prywatnym, ale także zawodowym. Sama lista TO-DO to jednak za mało. Jak podaje serwis IDoneThis, na podstawie użytkowników ich aplikacji, aż 41 proc. zapisanych tam zadań nie zostaje nigdy zrealizowanych.

Początek nowego roku sprzyja tworzeniu planów na kolejne 365 dni. Jeśli jednak po kilku dniach stycznia dostrzegasz, że Twoi pracownicy mają problemy z realizacją planów związanych z pracą w firmie, czas na interwencję. Oto co możesz im poradzić, zanim 2018 rok zacznie się na dobre.

Problem 1. Uleganie mitowi, że lista TO-DO jest receptą na sukces.

Choć lista TO-DO to proste i przydatne narzędzie, ma jednak poważną słabość: bardzo łatwo wpisywać na nią kolejne punkty, niezależnie od tego, czy jesteśmy w stanie je zrealizować. Jednocześnie ciągle łudzimy się, że mimo przybywających zadań, któregoś dnia odhaczymy wszystkie pozycje na liście. Moment ten jednak nigdy nie następuje. Potwierdzają to uczestnicy naszych warsztatów z budowania efektywności oraz symulacji biznesowych (np. Symulacji Biznesowej „Czas Na Kawę” poświęconej budowaniu efektywności właśnie). Z analizy ich list TO-DO wynika, że 46 proc. zadań nigdy nie zostało zrealizowanych.

Jeśli zależy Ci na skuteczności, zamień listę TO-DO na kalendarz. Pamiętaj, by za każdym razem oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania. Zapanujesz dzięki temu nad swoim tygodniem i będziesz mieć kontrolę nad upływającym czasem.

Kolejnym problemem z listami TO-DO jest błędna priorytetyzacja zadań lub jej brak. Najczęściej wybieramy do realizacji te z nich, które wydają się najłatwiejsze. Zapominamy o ocenie zadań pod kątem ich przydatności przy realizacji naszych celów. Wynika to w dużej mierze z tego, że nie zaczynamy od tego co najważniejsze – zdefiniowania pożądanego efektu.

Problem 2. Brak pracy z celami.

Mimo że większość z nas zdaje sobie sprawę z konieczności określania celów, często pomijamy ten etap. Z naszych obserwacji (np. w trakcie naszych symulacji biznesowych) wynika, że bardzo łatwo ulec pokusie szybkiego planowania działań, by jak najszybciej przejść do etapu ich realizacji. Jeżeli jednak nie ustalisz celu, nie osiągniesz też satysfakcjonującego efektu.

Jeśli nie masz pewności, jak skutecznie wyznaczać cele, wykorzystaj metodę EnISMARTER. Nazwa ta jest akronimem 9 angielskich słów określających cechy, którymi powinien charakteryzować się cel. Musi on być angażujący (Engagement) i zależny od Twoich działań (Impact). Ważne jest również, by jednoznacznie sformułować swoje dążenia (Specific). Cel powinien być mierzalny (Measurable) i ambitny (Ambitious), ale zarazem realistyczny (Realistic) – inaczej podjęte działanie nie będzie mieć sensu. Jeśli zapiszemy go w kalendarzu, może być pewni, że będzie określony czasowo (Time-bound) i dobrze udokumentowany (Recorded). Ostatni krok polega na tym, by zadbać o atrakcyjność celu (Exciting) – tak, by jego realizacja stanowiła ciekawe wyzwanie.

Problem 3. Wystarczy, że wiem co mam robić – nie muszę tego szczególnie planować.

Samo ustalenie celu jeszcze nie gwarantuje jego osiągnięcia. Aby tego dokonać, musisz zaplanować działania, które doprowadzą Cię do realizacji założonego efektu. Planowanie pozwala organizować i optymalizować pracę tak, aby była jak najbardziej efektywna. Po jakimś czasie można oszacować, ile czasu każdego dnia trzeba przeznaczyć na konkretne zadania. Dzięki temu kolejne plany będą bardziej realistyczne i lepiej przestrzegane. Do planowania działań można wykorzystać np. metodę Kurta Vonneguta, która należy do grupy technik tzw. planowania wstecznego. Wykorzystując tę metodę, przestawiamy się na myślenie o celu, który jest w centrum naszej uwagi oraz na sposobach zmierzających do jego osiągnięcia. Już na starcie mamy zatem wizję efektu końcowego, dzięki czemu łatwiej nam wyobrazić sobie kolejne kroki potrzebne do jego realizacji i łatwiej nam przystąpić do tworzenia konkretnego planu działań.

Pamiętaj także o tym, by wystrzegać się przekleństwa dwóch kalendarzy: firmowego i osobistego. Niezależnie od klasyfikacji, wszystkie zajęcia zajmują ten sam dzień. Masz dwa kalendarze, ale tylko jedną dobę – lepiej od początku nie komplikować sobie życia.

Problem 4. Każde zaplanowane zadanie jest najważniejsze.

Inna trudność pojawia się, kiedy wszystkie zaplanowane zadania wydają się wymagać natychmiastowego działania. W efekcie poświęcamy im więcej czasu niż planowaliśmy i odkładamy w czasie bardziej złożone czynności. Tymczasem, jak zauważył Dwight Eisenhower, w przypadku zadań do realizacji „to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, które służą rozwojowi firmy w długim okresie, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania. Z tego powodu nie wydają się one pilne. W uświadomieniu sobie, jakie zadania są jednocześnie pilne i ważne, pomaga tzw. macierz Eisenhowera, dzięki której uporządkujesz wykonywane w firmie czynności. Opisuję ją także w artykule „Jak zaoszczędzić czas? 4 sposoby, aby bardziej efektywnie pracować” .

Problem 5. Przekleństwo nadmiernej perfekcji.

Identyfikacja błędów jest potrzebna, gdyż potwierdza, że na każdym etapie masz nad realizacją planu kontrolę. Problem pojawia się jednak, jeśli rozpamiętujesz błędy zbyt długo, przez co marnujesz niepotrzebnie dużą ilość czasu.

Zamiast tego skieruj swój zapał na szybkie reagowanie na błędy oraz na wyciąganie wniosków. Kontrola i doskonalenie są bardzo ważnymi elementami w procesie osiągania celów. Każdego dnia warto stawiać sobie pytania, dzięki którym możemy zapanować nad realizacją założonego wcześniej planu. Jakie wyniki zostały osiągnięte? Co nie zostało załatwione i dlaczego? Na co został zmarnotrawiony czas? Rzetelna analiza pomoże stworzyć bardziej skuteczny plan w przyszłości.

Możemy mieć najlepszy nawet plan, wyznaczone zadania, które mają nas doprowadzić do upragnionego celu, jednakże bez ciągłej jego weryfikacji i doskonalenia nie osiągniemy założonych efektów. Ważne jest zatem, aby nie zapominać o tym elemencie i na każdym etapie dążenia do celu ciągle trzymać rękę na pulsie.

Masz pytania? Napisz: j.pudelek@czteryp.pl

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash