3 bariery, które musisz pokonać, aby szkolenie przyniosło efekty

Co piąty Amerykanin lubi swoją pracę tak bardzo, że byłby gotowy pracować za darmo – wynika z badań przeprowadzonych przez portal Monster.com[1]. Choć o podobnych wynikach wśród Polaków można tylko pomarzyć, menedżerowie robią wiele, by zmotywować pracowników czymś więcej niż tylko otrzymywaną pensją. Jedną z takich metod są szkolenia. Jednak te nie zawsze okazują się efektywne.

Wśród menedżerów rośnie świadomość, że szkolenia są istotne, by zbudować sprawny zespół. Dotyczy to nie tylko prelekcji poszerzających wiedzę zatrudnionych, ale także warsztatów, które pomagają rozwijać umiejętności miękkie. Niestety tradycyjne szkolenia często okazują się mało skuteczne. Można za to winić ich mało angażującą formę: trener prezentuje zwykle kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt slajdów i porusza wiele teoretycznych zagadnień. Brakuje w nich natomiast ćwiczeń i treningu umiejętności.

Efektowne nie znaczy efektywne

Wielokrotnie zetknąłem się z menedżerami, którzy są rozczarowani doświadczeniami z firmami szkoleniowymi. Pozornie wszystko przebiegało zgodnie z planem. Podczas szkolenia prowadzący wywarł na słuchaczach duże wrażenie. Ankiety podsumowujące pokazały, że pracownicy uważają szkolenie za wartościowe, interesujące i planują wcielać w życie wnioski, które wyniknęły podczas spotkania. Minął jednak miesiąc i wszyscy zapomnieli o szkoleniu, a w firmie wszystko pozostało po staremu. Z czego wynika taka sytuacja? I jak jej uniknąć planując efektywne szkolenie?

Bariera 1: nieumiejętne planowanie czasu

Szkolenie powoduje zwykle wyrwę w planie dnia pracownika. Po skończonym spotkaniu wpada on zatem natychmiast w wir pracy, a jego uwagę całkowicie pochłania gaszenie bieżących pożarów. Kwestie związane z rozwojem i doskonaleniem schodzą na dalszy plan. Niewątpliwie są sprawy, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Unikaj bezwzględnie sytuacji, kiedy osoby zatrudnione w Twojej firmie zaniedbują wprowadzanie zmian, które prowadzą do poprawy efektywności w długim okresie.

W organizacji czasu może pomóc macierz Eisenhowera, o której zwykle opowiadam uczestnikom naszych symulacji biznesowych. Opisuję ją także w artykule „Jak zaoszczędzić czas? 4 sposoby, aby bardziej efektywnie pracować”. Dzięki tej metodzie łatwo zdasz sobie sprawę, że pilne sprawy nie zawsze są ważne i vice versa.

Szybkie zapominanie o szkoleniu to również skutek braku cyklu wdrożeniowego, który powinien być ustalony w jasny sposób podczas spotkania. Pracownicy dadzą się pochłonąć bieżącym zadaniom, jeśli w harmonogramie nie pojawią się konkretne punkty do realizacji po szkoleniu.

Bariera 2: brak planu

Menedżerowie często oczekują od pracowników, że ci samodzielnie wykorzystają umiejętności, które nabyli podczas warsztatów. Panuje przeświadczenie: „wczoraj byłeś na szkoleniu – dzisiaj chcę widzieć jego efekt w twojej pracy”. Tymczasem często nie jest to możliwe.

Problem jest najbardziej widoczny, kiedy pojedynczy pracownik jest wysyłany na szkolenie zewnętrzne. Dostaje potem zadanie, by przekazać wiedzę pozostałym zatrudnionym. Nieliczne osoby są w stanie sprostać takiemu wyzwaniu – nie każdy dysponuje przecież umiejętnościami trenerskimi. Rozwiązanie mogą stanowić symulacje biznesowe, które angażują cały zespół.

Za rozmijanie się działań pracowników i Twoich oczekiwań często odpowiada także brak planu i podejścia procesowego.

Harmonogram zadań warto ustalić jeszcze podczas szkolenia: wtedy wszyscy są wciąż skupieni na tematyce spotkania, a jednocześnie mają świeże podejście do problemu. Plan powinien obejmować nie tylko listę działań, ale także terminy i sposób ich realizacji – wraz z zaznaczeniem zaangażowanych w nie osób. Istotne jest także, żeby ustalić sposób pomiaru osiągniętego efektu. Miej jednocześnie na uwadze, że zmiana to proces – większości rezultatów nie zobaczysz dzień po szkoleniu.

Bariera 3: niespójna wizja

Inny problem pojawia się, kiedy menedżerowie stawiają znak równości między aktualnymi wyzwaniami a tzw. „bieżączką” – zadaniami realizowanymi na co dzień, które często pochłaniają większość czasu pracowników. Ponadto nawet najlepsze szkolenie może okazać się nieefektywne, kiedy doprowadzi do wyznaczenia celów niespójnych z polityką firmy. Choć może się wydawać, że standaryzacja procesów w Twoim przedsiębiorstwie zapewni lepszą jakość usług, nie powinieneś jej wdrażać, jeśli wizytówką firmy jest elastyczność i zaspokajanie niestandardowych potrzeb klientów. Często można także zaobserwować, że cele, jakie stawia sobie firma po szkoleniu, wzajemnie się wykluczają. Za przykład można podać jednoczesne postanowienie o otwartej komunikacji i zakaz wyrażania negatywnej opinii o pracy innych osób.

Tu konieczne jest spojrzenie z „zewnątrz”. Doświadczony konsultant powinien pomóc zespołowi spojrzeć dalej niż tylko na zakres bieżących obowiązków. Może wskazać konkretne obszary – takie jak otwarta komunikacja, planowanie pracy czy ścieżka awansu – które potencjalnie wymagają poprawy. Od pracowników zależy, czy uznają te kwestie za wymagające poprawy i dalszych działań. Efektywność szkolenia zależy przede wszystkim od zaangażowania zespołu. Dlatego podczas symulacji biznesowych wraz z innymi ekspertami dbamy o to, aby każdy uczestnik włączył się w proces – dzięki temu możemy uniknąć także konfliktów interesów i sprzecznych oczekiwań na późniejszych etapach.

Nauka przez doświadczenie

Kiedy planujesz szkolenie dla swoich pracowników, musisz pamiętać, że przyswajają wiedzę w inny sposób niż w czasach szkolnych i uczą się przede wszystkim przez doświadczenie. Dobrze sprawdzają się zatem formy szkoleń, które wymagają faktycznego zaangażowania i dają poczucie, że uczestnik wywiera wpływ na rozwój wydarzeń. Dojrzałe osoby oczekują także, że spotkanie będzie miało sprecyzowany cel. Powinien być on związany z praktyką zawodową i dać się zaimplementować w miejscu pracy.

Pamiętaj także, że warsztaty to dopiero początek drogi. Najważniejsze jest to, co wydarzy się już po nich – a jeśli mają to jednak być efektywne działania, musisz przede wszystkim zmierzyć się z opisanymi barierami. Rezultaty z pewnością okażą się warte wysiłku.

Masz pytania? Napisz: j.pudelek@czteryp.pl

Photo by Álvaro Serrano on Unsplash